Eenvoudig gesteld kan je de ICF zien als een (erg) lange lijst waarin alle mogelijke manieren staan waarop een zorgvrager kan functioneren. Daarnaast staat in de lijst van de ICF ook alle lichamelijke, psychische en sociale problemen die een zorgvrager bij zijn functioneren kan ervaren. Met deze lijst is het makkelijker om te bepalen welke zorg nodig is voor de problemen waar de zorgvrager last van heeft. Zorgverleners gebruiken de ICF bijvoorbeeld bij ouderen, langdurig zieken, mensen met een blijvende of tijdelijke beperking, maar ook bij mensen die om bepaalde redenen niet goed kunnen meedraaien in de samenleving. De ICF helpt zorgverleners om te bepalen welk hulpmiddel of voor welke vorm van zorg een zorgvrager in aanmerking komt.​ Daarnaast gebruiken bijvoorbeeld artsen in verpleeghuizen en paramedici de ICF voor het formuleren van verpleegkundige en paramedische diagnosen en behandeldoelen. Met de ICF kan zowel het probleem (negatief ) als het wel aanwezige functioneren (positief ) worden beschreven. De ICF biedt een standaardtaal en een schema voor de beschrijving van iemands functioneren vanuit drie verschillende invalshoeken:
  1.  De mens als organisme: voor het beschrijven van de functies, anatomische eigenschappen en stoornissen van onderdelen van het lichaam. Bijvoorbeeld: vermindering van het denkvermogen en het geheugen.
  2.  Het menselijk handelen: voor het beschrijven van wat iemand doet of (nog) zelf kan doen, welke activiteiten iemand uitvoert en welke beperkingen hierin zijn. Bijvoorbeeld of iemand nog zelfstandig kan schoonmaken.
  3. Participatie: voor het beschrijven of iemand mee kan doen aan het maatschappelijk leven op alle gebieden, zijn of haar daadwerkelijke deelname (participatie) en eventuele problemen hierin. Bijvoorbeeld: het deelnemen aan het verkeer.
Ook kunnen zorgverleners met de ICF bepalen welke factoren het functioneren van mensen kunnen beïnvloeden:
  • medische factoren: de ziekte, de aandoening of het letsel dat iemand heeft;
  • persoonlijke factoren: bijvoorbeeld leeftijd, geslacht, opleiding, persoonlijkheid, bewegings- en voedingsgewoonten;
  • externe factoren: iemands fysieke en sociale omgeving, bijvoorbeeld het huis waar iemand woont, de aanwezigheid van hulpmiddelen, de werkomgeving, vrienden en sociale normen. ​
In de ICF wordt het functioneren van een persoon gezien als een balans tussen de gezondheidstoestand, persoonlijke omstandigheden en alle andere omstandigheden die de zorgvrager kunnen beïnvloeden. Voorbeeld: Een man van 91 jaar oud heeft last van dementie. Dit betekent er een stoornis in de hersenen is, waardoor de man niet goed meer kan nadenken en dingen onthouden. Hierdoor kan hij sommige dingen niet meer doen, zoals boodschappen doen en koken. Hij kan hierdoor niet meer normaal deelnemen aan de maatschappij (participeren). De omstandigheden die van invloed kunnen zijn is de beschikbaarheid van een verzorgingstehuis en het vinden van huishoudelijk hulp.​